garantia e segurança
*Organização física adequada;
*Sistema de identificação visual;
*Padronização dos métodos de arquivamento;
*Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
*Eliminação das dificuldades para gerenciar e manter os arquivos;
*Gestão dos registros vitais;
*Melhoria da integridade do acervo de documentos;
*Padronizar, aperfeiçoar e normatizar os processos organizacionais.
*A posição do arquivo na estrutura da instituição;
*A opção de centralizar ou descentralizar a organização de arquivos;
*Determinar a coordenação dos serviços;
*Escolha de métodos de arquivamento;
*Estabelecimento de normas de funcionamento;
*Identificação e capacitação dos recursos humanos;
*Seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de consumo e permanentes;
*Desenvolvimento da organização de arquivos intermediários e permanentes;
*Viabilização de recursos financeiros;
*Elaboração do projeto de organização de arquivo;
*Implantação e acompanhamento do projeto;
*Criação de manuais.
Alfabético – é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome e pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.
Geográfico – também é do sistema direto, em que a busca é realizada pelos elementos, procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.
Numérico – este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um número, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado.
Assunto ou ideográficos – este método é bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob análise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados. Podem ser apresentados alfabética ou numericamente.
